Asprod: Gestión del mantenimiento con la GMAO QRmaint

Asprod SA, empresa polaca líder en panadería y confitería, lleva más de 30 años elaborando con pasión sus productos horneados. Originaria de Szczecin, Asprod suministra una amplia gama de pan fresco y productos de confitería a los residentes de Pomerania Occidental, Wielkopolska y Lubuskie. La empresa tiene su planta de producción principal en Szczecin y actualmente opera más de 90 puntos de venta. Ofrece desayunos y cafeterías en once locales, tres de ellos con innovadores autoservicio, donde puede comprar sin bajar del coche. Entre ellos, encontrará café recién tostado, pralinés artesanales, chocolates y helados.

Además de la repostería tradicional, Asprod, demostrando su compromiso con la innovación, también ofrece café tostado local, pralinés artesanales, chocolates y helados. Todo ello, manteniendo las recetas tradicionales e ingredientes de alta calidad.

Como parte de la preparación de las referencias de nuestro cliente y del caso práctico, el equipo de QRmaint entrevistó a la Sra. Agnieszka Stachowicz, asistente de sistemas de mantenimiento en Asprod. Nuestro artículo pretende analizar en detalle el proceso de implementación del sistema QRmaint. Cabe mencionar desde el principio que todo el proyecto de implementación del CMMS en Asprod está supervisado por Lech Ziółkiewicz, Gerente del Departamento de Mantenimiento, quien garantiza la eficiencia y la consistencia de las actividades. Le invitamos a leer nuestro artículo.

Desafío: agilizar las operaciones de mantenimiento

Antes de implementar QRmaint, Asprod se enfrentaba a importantes desafíos en la gestión de sus operaciones de mantenimiento. Muchos de estos desafíos eran especialmente relevantes para sus puntos de venta, ampliamente distribuidos, y su concurrida planta de fabricación. Agnieszka Stachowicz, Asistente de Sistemas de Mantenimiento de Asprod , identificó los principales desafíos:

• Respuesta tardía a los fallos: El mayor desafío fue la necesidad de responder rápidamente a los fallos y averías de los equipos, especialmente para evitar tiempos de inactividad de la producción en las plantas de panadería y confitería.

El mayor reto es conseguir que el tráfico no se interrumpa y que haya una comunicación plena entre nosotros, los distribuidores de pedidos, y los técnicos y las personas que trabajan tanto en producción como en los stands.

Agnieszka Stachowicz

Asistente de Sistemas de Mantenimiento

• Comunicación ineficaz: la falta de comunicación fluida entre los informantes de problemas (personal de producción, gerentes de tienda) y los técnicos de mantenimiento provocó demoras e ineficiencias.
• Informes y seguimiento manuales: Las solicitudes de servicio se enviaban principalmente por correo electrónico, lo que resultaba en un sistema fragmentado y difícil de rastrear. No existía un sistema unificado para registrar y gestionar las tareas de mantenimiento, el historial de trabajo ni los costes asociados.

Actualmente, los gerentes nos envían correos electrónicos, los empleados de los stands escriben y yo solo lo ingreso al sistema. Sin embargo, si es a través del sistema, será mucho más rápido, directamente.

Agnieszka Stachowicz

Asistente de Sistemas de Mantenimiento

• Falta de información centralizada: Mantener documentación como fotos o facturas relacionadas con las reparaciones. Estos procesos eran engorrosos y burocráticos, lo que dificultaba la revisión de incidentes pasados ​​o el análisis de problemas recurrentes.
• Dificultad para controlar los costos: Sin un sistema específico, supervisar y controlar eficazmente los costos de mantenimiento era un desafío. Los empleados a menudo tenían que recurrir al seguimiento manual en hojas de cálculo externas.

Estos desafíos se vieron agravados por la variedad de equipos que requerían mantenimiento, desde hornos industriales y mostradores refrigerados hasta sistemas de aire acondicionado e infraestructura general. El equipo de mantenimiento de Asproda está formado por diez personas: tres en puntos de venta externos y siete en la planta principal.

Solución: Implementar QRmaint

Asprod eligió QRmaint como su CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) para resolver estos problemas clave. La decisión fue tomada, entre otros, por el Gerente del Departamento de Mantenimiento, Lech Ziółkiewicz , para resolver eficazmente los problemas operativos clave.

Esta elección estuvo determinada principalmente por la interfaz fácil de usar de QRmaint y su capacidad para agilizar el proceso de envío y gestión de órdenes de trabajo.

Las características y beneficios clave que llevaron a Asprod a elegir QRmaint son:

• Gestión simplificada de órdenes de trabajo: QRmaint le permite crear y asignar fácilmente órdenes de trabajo a técnicos a través de dispositivos móviles.
• Documentación completa: El sistema facilita adjuntar fotografías, facturas y comentarios detallados a las órdenes de trabajo, proporcionando un historial completo de cada reparación.

Nuestra memoria es falible, pero tenemos aquí en blanco y negro alguna información o fotografías que nos pueden ser útiles en el futuro.

Agnieszka Stachowicz

Asistente de Sistemas de Mantenimiento

• Comunicación mejorada: Mientras el sistema se encuentra en pleno proceso de implementación, el objetivo es que los empleados y gerentes de los puntos de venta reporten problemas directamente a través del sistema. El objetivo era eliminar el correo electrónico y agilizar significativamente el proceso de reporte. Los gerentes internos ya utilizan el sistema para reportar.
• Soporte para el control de costes: QRmaint facilita el control de costes al permitir el seguimiento de piezas y gastos. Sin embargo, Asprod complementa esto con un sistema externo basado en Excel para un análisis de costes más detallado.
• Priorización y seguimiento: El sistema permite priorizar tareas. Además, ayuda a identificar equipos o áreas con averías frecuentes y facilita la planificación y programación eficientes de las intervenciones de mantenimiento.
• Flujo de trabajo técnico mejorado: Los técnicos se benefician de flujos de trabajo significativamente más rápidos en comparación con los métodos manuales. Además, pueden acceder a toda la información necesaria y documentar su trabajo directamente en sus dispositivos móviles.

Resultados: Mejoras mensurables y perspectivas futuras

Después de dos años de utilizar QRmaint, Asprod ha visto mejoras mensurables en sus operaciones de mantenimiento:

• Mayor eficiencia: la capacidad de registrar y acceder rápidamente a la información ha mejorado significativamente el rol de Agnieszka Stachowicz, permitiéndole recordar fácilmente situaciones pasadas y acceder a documentación relevante.

El mayor beneficio para mí son los archivos adjuntos, donde adjunto escaneos, y los comentarios, gracias a los cuales tengo información actualizada sobre lo que sucede en el stand. Estos consejos de los comentarios, que aparecen en la nube, me permiten ver lo que sucede en tiempo real.

Agnieszka Stachowicz

Asistente de Sistemas de Mantenimiento

• Mejor gestión de la información: un sistema centralizado de adjuntos y comentarios ha demostrado ser invaluable para los datos históricos y el análisis.
• Mayor visibilidad: el sistema proporciona una visibilidad clara del estado de las órdenes de trabajo (abiertas, cerradas, vencidas) y ayuda a identificar áreas o equipos críticos que requieren atención inmediata.
• Comentarios positivos de los usuarios: Los técnicos de mantenimiento expresaron su satisfacción con el sistema y señalaron que acelera y agiliza su trabajo en comparación con los métodos tradicionales en papel.

Planes de desarrollo e integración del sistema GMAO QRmaint en Asprod

De cara al futuro, Asprod tiene expectativas claras para el uso continuo de QRmaint:

• Implementación completa en el punto de venta: extender los informes directos de problemas a todos los puntos de venta es una prioridad clave para maximizar la eficiencia y la velocidad de respuesta.
• Posible integración con un sistema de gestión de almacenes (SGA): Asprod está considerando integrar QRmaint con el sistema de almacén existente de PSI para automatizar el seguimiento de las piezas de repuesto. Esta integración eliminaría la necesidad de duplicar manualmente los datos. Además, mejoraría significativamente la eficiencia en la gestión del inventario y los costes de reparación.

Asprod recomienda con entusiasmo QRmaint a otras empresas de fabricación como una solución de gestión de mantenimiento sólida y rentable.

El sistema QRmaint nos funciona de maravilla. Llevamos dos años usándolo y nos facilita mucho las cosas. Podemos acceder fácilmente a la información que necesitamos porque todo está guardado. No tenemos que recordar detalles, y la búsqueda rápida por palabras clave, ya sea para un stand o equipo específico, es una gran ventaja.

Agnieszka Stachowicz

Asistente de Sistemas de Mantenimiento

La implementación del sistema QRmaint en Asprod, supervisada por Lech Ziółkiewicz y con el apoyo activo de Agnieszka Stachowicz, resultó ser un paso clave para optimizar la gestión del mantenimiento. El sistema QRmaint mejoró significativamente la comunicación y la monitorización de fallos. El sistema proporcionó acceso a la información necesaria, lo que se tradujo en importantes beneficios operativos.

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