Mantenimiento con CMMS en Valvex: Implementación de QRmaint

En esta publicación, presentamos un estudio sobre la implementación del sistema GMAO QRmaint en Valvex, fabricante polaco líder de grifería sanitaria y de instalación (agua, gas y calefacción). En este material, descubrirá los retos a los que se enfrentó la empresa antes de implementar el sistema GMAO y los beneficios que obtiene actualmente.

Las soluciones que más rápidamente están ganando la confianza de los fabricantes son las más fáciles de usar y, al mismo tiempo, las más flexibles para respaldar los procesos de producción diarios. Una de estas soluciones es el sistema GMAO QRmaint, cuya principal función es simplificar el proceso de mantenimiento mediante la automatización, la movilidad y una mejor comunicación.

Planta de producción de Valvex SA en Jordanów, Pequeña Polonia

Dices “Valvex” y piensas: “¡Poder de la calidad!”

Valvex SA es líder nacional en el segmento de válvulas de bola. Su tecnología polaca, más de 100 años de experiencia, componentes de primera calidad y maquinaria moderna son los factores que han permitido que la oferta de la marca sea sinónimo de calidad e innovación durante años. Gracias a ello, Valvex goza de una excelente reputación no solo en Polonia, sino también en los mercados occidentales: en los países de la Unión Europea, América del Norte y del Sur, y Oriente Medio.

Valvex cuenta con miles de artículos en su gama de productos que componen su oferta sanitaria y de instalación, entre los que se encuentran grifería de baño, válvulas de bola, grupos mezcladores-bombas y una amplia gama de elementos de conexión.

Almacén de productos terminados en la planta de producción de Valvex SA

Implementación de CMMS en Valvex

En julio de 2023, para mantener los más altos estándares de la empresa y una alta calidad, Valvex implementó el sistema GMAO QRmaint. Su objetivo era organizar numerosos procesos de producción y mejorar la comunicación.

Ha transcurrido casi un año desde la implementación, lo que, especialmente desde el punto de vista financiero, dio a la empresa muchas indicaciones positivas para mantener una mayor cooperación basada en QRmaint y planes de desarrollo relacionados con la expansión del uso del sistema a otros departamentos de la empresa.

Dado que el Departamento de Mantenimiento de Valvex cubre no solo ocho áreas de producción dedicadas, sino también la infraestructura completa de la empresa ubicada en un área de más de 9.500 m2, los desafíos operativos aquí son mucho mayores que aquellos relacionados con el parque de maquinaria.

Estamos progresando. Es evidente que los pedidos se ejecutan con mayor eficiencia. Un mecánico, al ver que tiene otro pedido, primero quiere cerrar todos los que está trabajando en ese momento. Esto es para que los pedidos se eliminen del sistema uno por uno», afirma Tomasz Jaroszewski, experimentado subdirector del Departamento de Mantenimiento de Valvex, quien gestiona un equipo de casi 30 empleados responsables de mantenimiento.

Torno CNC Tsugamii

Desafíos de Valvex antes de la implementación de CMMS

La implementación de un sistema CMMS suele ir acompañada de procedimientos específicos que buscan un análisis exhaustivo de la situación actual de la empresa. Valvex no fue la excepción, ya que realizó una auditoría de conformidad con las normas ISO antes de la implementación.

Durante la auditoría, uno de los problemas clave fue la necesidad de evaluar el coste total de propiedad de la maquinaria. Esto se debe principalmente a la necesidad de registrar los costes de piezas y reparaciones, ya que los costes operativos suelen superar el valor total de una máquina nueva. En consecuencia, se cuestiona la rentabilidad de la maquinaria desgastada, por lo que suele ser más rentable comprar una nueva.

Moderno parque de maquinaria en Valvex SA

Antes de implementar el sistema CMMS, Valvex tuvo que enfrentar muchas dificultades.

• Falta de registros de costos de mantenimiento de máquinas en términos de compra de repuestos y reparaciones.
• Falta de digitalización del proceso contable: trabajar en MS Excel o con documentación en papel (facturas) impedía una rápida verificación de costos y cálculos.
• Falta de comunicación eficiente entre el personal: los empleados de UR delegados para trabajar no tenían la posibilidad de una comunicación eficiente entre los departamentos de la empresa y los operadores de máquinas en el piso de producción.
• Falta de estandarización de procesos: la especificidad y complejidad de los procesos de UR requiere mucho esfuerzo por parte del coordinador del equipo de UR.
• Falta de un sistema de gestión eficiente para el personal de mantenimiento: no se controlaba suficientemente su tiempo de trabajo, algunas tareas de mantenimiento no se realizaban o se dejaban en segundo plano.

Línea de proceso de galvanización

T. Jaroszewski: «Al principio, pensamos en normalizar y estabilizar un poco la situación y en cambiar por completo el sistema de comunicación entre los departamentos y los mecánicos. Hasta ahora, se basaba en el principio de que el personal del departamento de producción llamaba y todos los que tenían acceso al teléfono decían a los empleados de DUR: «Esto está roto, aquello está roto». En un momento dado, junto con mi supervisor, llegamos a la conclusión de que prácticamente no podíamos realizar nuestras propias tareas como Departamento de Mantenimiento, sobre todo porque los empleados de la empresa, al ver a un mecánico, lo llevaban a la nave para que solucionara otras averías. Antes de que el mecánico llegara para realizar la tarea asignada, hacía cuatro o cinco trabajos más. Y al final, resultó que lo más importante que debía hacer no se hizo por falta de tiempo».

Los desafíos identificados por el auditor ISO indicaron la necesidad de contactar con el proveedor de QRmaint. Tras un periodo de prueba de 14 días, la dirección de la empresa aceptó QRmaint. Esta fructífera colaboración también contribuyó al mantenimiento de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, que Valvex implementó para garantizar la calidad de sus productos.

Tornos CNC

Criterios CMMS y ERP

El Departamento de Mantenimiento de Valvex también reúne las numerosas competencias de los empleados que operan a diario en diversos grupos, desde electromecánicos y técnicos hasta mecánicos. Anteriormente, el trabajo operativo de la empresa se basaba más en la ejecución de tareas puntuales , es decir, previa solicitud telefónica. Además, Valvex no contaba con una gestión estructurada del Departamento de Mantenimiento.

El fabricante utiliza el sistema SAP ERP, que históricamente ha demostrado el valor de integrar el sistema QRmaint con la base de datos central de la empresa.

Antes de la implementación, Valvex identificó criterios clave para el sistema CMMS.

• Facilidad de uso : un sistema CMMS debe ser intuitivo y fácil de usar para que los usuarios puedan aprender rápidamente a utilizar sus funciones.
• Gestión de tareas : el sistema debe permitir la creación, asignación y seguimiento de tareas de mantenimiento, así como el mantenimiento y reparación de equipos y máquinas.
• Gestión de activos : el sistema debe permitir el seguimiento de activos como repuestos, herramientas y personal para garantizar su disponibilidad oportuna.
• Planificación y programación : el sistema debe permitir la creación de cronogramas de inspección y reparación para planificar con anticipación y evitar tiempos de inactividad en la producción.
• Seguimiento del historial de reparaciones : el sistema debe mantener un historial de actividades de reparación para permitir el análisis de tendencias y la optimización de procesos.

Departamento de Recubrimientos Decorativos y Galvanización

Ventajas de la implementación

En el pasado, los propios empleados eran una valiosa fuente de conocimiento en Valvex: conocían a la perfección los dispositivos y las máquinas de la empresa. Sin embargo, el problema con este método de gestión era que, durante la ausencia de empleados clave, la empresa se veía expuesta a una falta de organización. «Aquí, nuestros mecánicos y electricistas eran quienes sabían. Y si utilizaban algo, lo informaban a nuestro proveedor principal y él se encargaba de ello», recuerda T. Jaroszewski.

Hoy en día, el valor de los empleados se mantiene inalterado; se mantiene al mismo nivel. Los empleados con experiencia, como montadores o técnicos, aportan un valor incalculable a la hora de resolver problemas. A pesar de ello, tras implementar el CMMS QRmaint, el sistema almacena datos fiables que mejoran la comunicación y la transferencia de tareas. Gracias a ello, la empresa depende menos de las normas vigentes y la información clave es más accesible para otros empleados. Gracias a ello, la cultura organizacional de la empresa ha cambiado positivamente.

¿Cuáles son otros beneficios de implementar CMMS en Valvex…?

Disponibilidad en dispositivos móviles

La implementación del sistema CMMS móvil ha permitido al personal de mantenimiento de Valvex supervisar el estado de los dispositivos y planificar las reparaciones desde cualquier lugar. La flexibilidad en la gestión mediante dispositivos móviles se traduce en una respuesta rápida ante fallos y en la minimización del tiempo de inactividad. Esto, a su vez, se traduce en una mejor organización del trabajo y, en consecuencia, en una producción más eficiente.

Sistema de notificación remota

Las notificaciones remotas integradas con el CMMS permiten la generación automática de alarmas para fallos o mantenimiento planificado. Esto permite al personal responder rápidamente a posibles problemas y tomar medidas correctivas antes de que se produzcan tiempos de inactividad, mejorando así la fiabilidad y la eficiencia de los procesos de producción.

Comunicación mejorada

Una mejor comunicación dentro de la empresa promueve una mejor coordinación y cooperación entre los equipos de mantenimiento y producción. Gracias a una comunicación clara y eficaz mediante la función de planificación de tareas, el personal de mantenimiento puede identificar problemas con mayor rapidez y tomar las medidas correctivas adecuadas. Esto también repercute positivamente en la eficiencia y la sincronización del equipo de mantenimiento.

Integración con el Departamento de Abastecimiento

La integración del sistema CMMS con el Departamento de Suministros facilita la gestión de las piezas y materiales necesarios para el mantenimiento. La comunicación con el Departamento de Suministros permite una provisión más rápida y eficiente de los recursos necesarios, minimizando así el tiempo de inactividad por falta de piezas o materiales.

Integración con ERP

Como se mencionó anteriormente, Valvex opera con el sistema SAP ERP. El departamento de TI de Valvex vislumbró posteriormente una fácil integración con el sistema QRmaint CMMS. Gracias a esto, la empresa podrá beneficiarse en el futuro de un sistema de gestión más centralizado, operado mediante una aplicación móvil.

beneficios financieros

Tomasz Jaroszewski afirmó que, tras 10 meses de implementación de QRmaint, los economistas jefes de Valvex observan un impacto positivo de la aplicación CMMS en las operaciones, con beneficios financieros. Durante casi un año desde su implementación, el CMMS QRmaint ha aportado valor a la empresa gracias a un mejor uso de los recursos y al acceso a datos clave de los informes de gestión.

Ahorrando tiempo

Este es uno de los principales beneficios de una gestión eficaz de recursos y procesos en cualquier organización. En el contexto de la gestión del mantenimiento, Valvex genera un ahorro de tiempo significativo mediante la automatización de procesos, la planificación y la programación de tareas.

Integración con el almacén

La integración del CMMS con el almacén permite la gestión automática de las existencias de piezas y materiales necesarios para el mantenimiento. Gracias a esto, Valvex puede evitar la escasez y los retrasos en las entregas y cumplir con los pedidos de piezas según los estándares de la máquina, lo que repercute positivamente en la eficiencia operativa y la reducción de costes. Como añade T. Jaroszewski: «A menudo, y con mucha frecuencia, teníamos demasiados artículos en cantidades excesivas. Si alguien no encontraba una pieza en el almacén, comprábamos piezas nuevas, lo que generaba costes innecesarios. En segundo lugar, en lo que respecta al almacén, si tenemos una descripción de las piezas y las tenemos catalogadas en el programa, no hay problema en comprar exactamente las mismas. No hay que buscarlas en ningún sitio. Se guardan en el programa (editor QRmaint) y tenemos un enlace marcado en el archivo del almacén, ya sea a la página web o al fabricante que lo fabricó. Además, si alguien nos fabricó un armario eléctrico o algo similar, también lo tenemos catalogado y sabemos qué contiene».

Máquina de medición ZEISS DuraMAX

Resumen

En resumen, la introducción del sistema CMMS en las operaciones de Valvex trajo consigo importantes beneficios, incluyendo un importante ahorro de tiempo. Antes de su implementación, la empresa se enfrentaba a diversos retos, como la falta de registros de los costes de mantenimiento de las máquinas o la falta de digitalización de los procesos. Hoy en día, el sistema CMMS QRmaint facilita la implementación de estas y muchas otras tareas.

Cuando se le pregunta si ve alguna perspectiva de ampliar el uso de QRmaint a otros departamentos, T. Jaroszewski responde:

Ahora mismo, con la aparición del trabajador autónomo, una nueva función en QRmaint, quiero usarla en el Departamento de Mecanizado. Allí, los operarios aún tienen que hacer algunas cosas a diario. Deben realizar estas acciones autónomas, similares a las del TPM. Y esto es lo que quiero facilitarles.

—

Tras el caso práctico de Valvex, le animamos a implementar un sistema CMMS en su empresa para obtener beneficios tangibles, al igual que Valvex. Contáctenos hoy mismo para saber más sobre cómo podemos ayudarle a optimizar la gestión del mantenimiento y mejorar la eficiencia operativa.