Implantación en Komfort Serwis, empresa de servicios inmobiliariosTrabajador del proyecto

De un calendario de papel a QRmaint: o cómo se hace en una empresa de mantenimiento de propiedades

“Hace ocho años, en 2011, pocas personas pensaban en usar herramientas modernas para planificar el trabajo relacionado con el mantenimiento técnico de edificios. Un lápiz y un trozo de papel reinaban por excelencia.”  – comienza el Sr. Jacek  . “Al principio, usábamos un calendario de papel, en el que anotábamos nuestra agenda diaria. Cuando teníamos que concertar una cita para un cliente, llamaba a Tomek (Tomasz Nyc, propietario de la empresa), mientras estaba en casa del cliente donde debíamos cambiar un grifo o realizar otro trabajo en las instalaciones, y él consultaba el calendario de papel e intentábamos encontrar una fecha libre para realizar el trabajo. ¡No era una tarea fácil!”  – recuerda Jacek Turkowski sobre sus primeros pasos en Komfort Serwis. Los problemas que surgieron en ese momento  retrasaron la ejecución de las órdenes . El flujo de información se producía principalmente a través del teléfono móvil, entre el cliente, la empresa de mantenimiento y los técnicos que ejecutaban las órdenes. Hubo muchos errores o incluso la imposibilidad de ejecutar algunos pedidos porque  «alguien olvidó o no proporcionó información clave «. Sabemos por experiencia que una organización así funciona bien a pequeña escala, y a medida que la empresa crece, se vuelve cada vez más difícil mantener la calidad de los servicios y la profesionalidad. Sin embargo, ¡una empresa con ambiciones crece cada año y consigue nuevos clientes! Entonces, ¿cómo se puede garantizar una mayor tranquilidad y mantener la calidad?

¿Cómo sustituir la documentación en papel por un sistema informático?

Jacek y el propietario de Komfort Serwis, Tomasz Nyc, buscaban soluciones que pudieran seguir el ritmo de su rápida expansión en el mercado de servicios inmobiliarios técnicos de Varsovia.

Tomek y yo implementamos un calendario de Google y una hoja de cálculo de Excel. Registramos todas las tareas cíclicas en Excel y mantuvimos un registro de las tareas no planificadas y las posibles reuniones durante el trabajo en el calendario de Google. 

Esto mejoró significativamente  la comunicación  y facilitó  la búsqueda de fechas  para trabajos no planificados previamente. El cliente ya no tenía que llamar a la sede central para determinar cuándo se podía realizar un trabajo. Sin embargo, la implementación de esta solución solo mejoró en un aspecto: la comunicación entre los técnicos y la sede central de la empresa. Aún no se había desarrollado un método de comunicación eficaz fuera de la empresa,  con los administradores de la propiedad  informando sobre el trabajo finalizado. Además, la empresa aún contaba con un flujo de documentos en papel.

«Teníamos problemas no solo con la planificación, sino también con la recogida de pedidos en papel de los empleados: faltaba algo constantemente, los empleados no completaban todos los pedidos en papel»,  continúa Jacek Turkowski.

Pruebas de Nozby y Trello en la gestión técnica de bienes raíces

La búsqueda continuó: se decidió implementar el sistema Trello para el trabajo con administradores y el sistema Nozby para el trabajo con técnicos. Sin embargo, hubo un problema con la integración de estos sistemas: los administradores reportaron errores en Trello y el Sr. Jacek copió estas órdenes a Nozby.

El administrador reportaba un problema en Trello y yo copiaba la orden a Nozby para los técnicos. Sin embargo, había un problema con Nozby: solo se podían asignar tareas, pero no tenía información sobre su finalización. Por ejemplo, escribía en Nozby: «Inspeccionar las puertas hoy» y el técnico solo podía añadir un comentario a la tarea. Tenía que preguntarles a los técnicos si habían completado una tarea y cerrar la orden. Después de cerrar la tarea en Nozby, completaba el ticket en Terllo para que el administrador pudiera verlo.

Las pruebas duraron varias semanas, pero no dieron el resultado deseado. La búsqueda continuó…

¿Es QRmaint adecuado para la gestión técnica de inmuebles?

En mayo de 2018, el Sr. Jacek comenzó a probar nuestra aplicación QRmait para comprobar si el sistema QRmaint funcionaría en  la gestión técnica de bienes inmuebles .

Sin embargo, inicialmente rechazó la posibilidad de implementar el sistema en Komfort Serwis, ya que se centraba en soluciones gratuitas. Sin embargo, rápidamente volvió al sistema, que cumplía ampliamente sus expectativas a un precio razonable  (consulte nuestra lista de precios)  y optó por una implementación de pago para algunos técnicos.

La participación del Sr. Jacek en el desarrollo del sistema fue fundamental para nosotros. Juntos definimos las necesidades funcionales para adaptarlo a la  gestión del mantenimiento técnico de la propiedad.  Entre otras cosas, implementamos  calendarios claros de trabajos cíclicos, divididos por técnicos o un modo de usuario gratuito  especial  (administrador de ubicación ), que permitía a los administradores de la propiedad informar sobre fallos y supervisar su implementación.

¡Es hora de implementar QRmaint!

La implementación en sí se desarrolló sin problemas, aunque, como recuerda el Sr. Jacek, tuvo mucho trabajo:

Añadir una propiedad a QRmaint y hacerlo correctamente requiere mucho trabajo. Hay que recorrer todo el edificio, determinar su equipamiento y planificar el alcance del trabajo. Al principio, anotábamos cada lámpara de cada escalera, pero nos llevaba demasiado tiempo. (…) Actualmente, tenemos términos generales, como «lámparas y sensores – escaleras», «lámparas y sensores – garaje» o «iluminación exterior». Ahora, cuando se inspecciona este equipamiento, simplemente marco estos activos fijos y el técnico sabe qué hacer. 

La implementación continúa hasta el día de hoy, ¡ya que Komfort Serwis está ganando nuevos clientes! Hoy en día, se realiza de forma mucho más eficiente que la primera vez.  La implementación de un nuevo edificio en el sistema,  junto con el inventario necesario de los equipos individuales y  la planificación de las obras cíclicas  en la propiedad,  puede tardar hasta dos semanas. Sin embargo, tras un intenso trabajo, todos  los pedidos, el historial de trabajo y la liquidación de los costes de servicio técnico  se gestionan en el sistema QRmaint, disponible desde cualquier lugar con conexión a internet.

¿Qué beneficios se consiguieron gracias a la implementación de QRmaint en Komfort Serwis?

Uno de los supuestos más importantes de la implementación fue  la eliminación de órdenes e informes en papel . En QRmaint, todas  las órdenes de trabajo  (planificadas o reportadas por los administradores) se incluyen en la lista de tareas asignadas a una ubicación específica. En Komfort Serwis, los técnicos que ejecutan las órdenes completan  listas de verificación  o añaden  costos relacionados con la implementación de los informes . Gracias a esto, los administradores tienen  acceso en línea  a cada  orden y pueden realizar un seguimiento del trabajo que se está realizando en la propiedad  las 24 horas del día  .

Otro aspecto fundamental fue aumentar el control sobre el progreso del trabajo y los técnicos que lo realizan.  «Cuando le asigno una tarea a un técnico, puedo revisar si la completó y cuándo. Si algo no se completa en la fecha límite prevista, puedo verlo inmediatamente en el sistema como una tarea atrasada»,  afirma el Sr. Jacek.

Los problemas de comunicación también han desaparecido,   tanto entre la sede central y los técnicos, como entre la sede central y los clientes, es decir, la administración o los propios residentes. En el primer caso,  «al usar la aplicación, un técnico que está sobre el terreno  sabe inmediatamente que tiene una nueva tarea . También recibo información de los técnicos con mayor rapidez; por ejemplo, un técnico ha informado sobre una fuga en una propiedad. Realiza una inspección y, a través  del sistema de comentarios de la tarea,  informa sobre la situación  y los posibles costes de subsanar la avería  ; gracias a esto, puedo transmitir la información inmediatamente al administrador».  Además, tanto los administradores como los residentes pueden  informar sobre cualquier avería en la propiedad a través del sistema QRmaint  , y la información se envía inmediatamente al Sr. Jacek, quien puede asignar rápidamente un técnico según su  horario de trabajo  disponible en QRmaint. ( Consulta cómo crear tu propio formulario de informe para tu sitio web ) .

El proceso de subsanación de averías  y  notificación a la administración se ha simplificado significativamente  . Antes, el administrador recibía un informe mensual sobre el trabajo realizado, y ahora lo recibe inmediatamente después de que el técnico complete el pedido. Gracias a esto, el administrador de la finca puede controlar constantemente los costes generados por la comunidad prácticamente en línea.

La participación de los empleados a la hora de rellenar de forma fiable los informes de trabajo ha aumentado:   esto se puede hacer de forma muy rápida y sencilla mediante la aplicación del teléfono .

¿Es más fácil adquirir clientes con Qrmaint?

Alejarse del método tradicional de transmisión de información sobre averías o trabajos planificados en favor de un sistema moderno disponible en cualquier lugar donde haya Internet aumenta significativamente la competitividad de la oferta de mantenimiento técnico de inmuebles.

Muchos administradores ni siquiera sabían que era posible simplificar la comunicación y el flujo de información sobre el trabajo actual de los técnicos.  «Hoy, Tomek y yo estábamos reunidos con un nuevo cliente (…) Durante la reunión, le presenté de forma muy general las posibilidades de colaboración con QRmaint, y el administrador de la propiedad se quedó boquiabierto, sorprendido y encantado».   Como era de esperar, la visita culminó con la firma de un contrato, aunque la oferta no era la más económica de la competencia.

Komfort Serwis, al mejorar su supervisión sobre un grupo cada vez más numeroso de técnicos y clientes, ha creado una ventaja competitiva específica añadiendo a su oferta un valor añadido muy elevado, que es la simplificación de la comunicación entre el cliente y quien ejecuta las órdenes.

¿Cómo está evolucionando QRmaint?

Desde la implementación de QRmaint en nuestra empresa, el programa ha evolucionado y sus funciones se han adaptado a las particularidades del sector; por ejemplo, el calendario, que no existía durante la implementación, ¡ahora parece un calendario de Google! —nos  elogia el Sr. Jacek.

Estamos muy contentos de poder solucionar los problemas de empresas como Komfort Serwis adaptando nuestro sistema a los problemas específicos del  sector de servicios técnicos inmobiliarios .

Al analizar el uso de QRmaint por parte de una empresa del  sector de mantenimiento técnico de propiedades  , reflexionamos constantemente sobre cómo facilitar este tipo de actividad y generar conjuntamente ventajas competitivas en este ámbito. ¡Y hasta ahora, lo estamos consiguiendo!

¡Una recomendación positiva de un cliente tan exigente como Komfort Serwis significa mucho para nosotros!

Trabajamos constantemente en el desarrollo de la aplicación QRmaint para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Si tiene alguna idea sobre cómo le gustaría usar nuestro sistema CMMS y no ha encontrado la funcionalidad adecuada, escríbanos a kontakt@qrmaint.com.