Implementación de QRmaint CMMS en la Academia de Educación Física de Varsovia

QRmaint CMMS: perfecto también a gran escala

La Academia de Educación Física de Varsovia (Polonia) ha implementado la aplicación QRmaint, que ha facilitado en gran medida la gestión del personal y de los 30 inmuebles de esta escuela superior.

La escuela implementó la aplicación QRmaint en abril de 2019. Tras un año de uso, la opinión de las autoridades de la Academia es unánime: ¡funciona de maravilla!

«El sistema funciona sin problemas. Por desgracia, no utilizamos todas sus funciones, en general nos sirve como sistema de notificación de incidencias», señala Maciej Hartfil, Gerente de la Academia de Educación Física de Varsovia. «El tiempo de respuesta de nuestros equipos se ha reducido notablemente», celebra Hartfil.

«Ahora la reparación de fallos menores dura una o dos horas como máximo. Además, los tenemos marcados en el sistema como resueltos. Las incidencias menos urgentes se atienden más tarde. Cada tarea tiene indicado su estado actual, lo que permite saber en qué etapa se encuentra en cada momento. La información adicional, por ejemplo, sobre la falta de materiales o la ausencia de un empleado, proporciona un feedback necesario para todos si la reparación se retrasa», comenta Waldemar Kramek, Coordinador del Departamento Técnico de la Academia. «El flujo de información permite que las notificaciones y las reparaciones sean sistematizadas, mientras que los empleados, tanto quienes solicitan la intervención como los técnicos, siempre están al tanto de la fase de resolución de la incidencia».

Las averías las notifican principalmente los gestores y administradores de edificios, así como los jefes de cada sección: informática, administración, inversiones, reparaciones, pero también por las secretarias y los vigilantes de seguridad, todos ellos, 374 personas en total, tienen acceso a la aplicación QR. Sin embargo, cualquier persona en la Academia, aunque no tenga acceso a la aplicación, puede notificar averías a través del formulario disponible en un enlace especial.

El comienzo de la implementación

«Los comienzos fueron difíciles. A la gente le costaba acostumbrarse al nuevo método, al hecho de que ya no se llamaba por teléfono, sino que se introducía todo en el sistema; a veces hasta perdían las contraseñas de sus cuentas», recuerda Hartfil. «La mayoría de nuestro personal técnico ya tiene sus años y las tecnologías les causan problemas, pero con el tiempo se han familiarizado con el sistema, lo han aceptado y lo utilizan. Es un modelo de comunicación mucho mejor que llamar por teléfono, anotar las incidencias en papel o memorizarlas».

El Gerente de la Academia apunta que los códigos QR son una función muy interesante. «Si los pegáramos por toda la escuela, sería aún más fácil notificar averías. Es que para enviar la notificación basta con escanear el código», añade Hartfil.

El sistema QRmaint está en desarrollo constante y van apareciendo nuevos tipos de informes o nuevos métodos de filtrado. Muchos de ellos se crean a demanda, según aparezca la necesidad del usuario.

Daniel Kiełbowicz de QRmaint acentúa que la Academia de Educación Física de Varsovia es el primer cliente del sector público y el primero con tantos activos inmobiliarios (30 edificios en 60 hectáreas). El sistema de GMAO de QRmaint ha cumplido y sigue cumpliendo las necesidades de forma excelente, incluso con un número tan elevado de usuarios.

«Lamentablemente, las organizaciones tan grandes, como universidades y otras escuelas superiores, no disponen de sus propios sistemas que mejoren la comunicación. El ejemplo de la Academia demuestra que la aplicación QRmaint colma este vacío con éxito», afirma Kiełbowicz.