Implementación de QRmaint en Partner, franquiciado de la cadena de supermercados Lewiatan

Gestión de averías facilitada con la aplicación QRmaint en la cadena de supermercados

Al implementar QRmaint CMMS, Partner, franquiciado de la cadena de supermercados polaca Lewiatan, ha podido organizar el proceso de notificación y reparación de averías informáticas y técnicas, así como la gestión de residuos en sus 27 tiendas.

La compañía implementó el sistema de GMAO de QRmaint en octubre de 2018 para agilizar tanto la comunicación de las incidencias como la reacción a las mismas y, además, mejorar la gestión de residuos, algo esencial en el sector alimentario. Como resultado, Partner se beneficia de un proceso de gestión de incidencias bien organizado. Esto significa, sobre todo, que las solicitudes de reparación se dirigen al personal adecuado, los interesados reciben la información pertinente una vez resuelto el problema y los responsables de la toma de decisiones siguen el estado actual de cada solicitud. Con 700 empleados y 27 puntos de venta repartidos por Polonia, esta sistematización del procedimiento de resolución de problemas supone un gran cambio.

«El sistema QRmaint ha sustituido a cientos de e-mails que, independientemente de su asunto, se dirigían a todas las personas de la lista, en lugar de solo a las adecuadas. Antes de la implementación, cuando una avería ya estaba reparada, nadie lo sabía, porque nadie lo comunicaba. Hoy podemos ver el estado actual de cada avería. Además, podemos analizar el trabajo del personal responsable de la resolución de incidencias, lo que incluye la productividad y la velocidad de cada departamento», comenta Mariusz Staniszewski, Jefe de IT en Partner. «Estamos muy contentos, tanto con la aplicación como con la colaboración con la empresa que la desarrolla y soporta».

Así de sencillo

En el actual sistema de trabajo que funciona en las tiendas Lewiatan gracias a la aplicación QRmaint, hay equipos compuestos por el personal directamente implicado en la resolución de un problema determinado. Estas personas reciben información por correo electrónico –a través de la aplicación en su móvil u ordenador, según prefieran–, pero en cada caso solo son los miembros de un equipo concreto.

«Inician sesión y pueden actuar; es así de sencillo», afirma Staniszewski.

Las averías se dividen en dos tipos principales: técnicas e informáticas, y a cada cual le corresponde el departamento pertinente. El departamento técnico repara todas las averías que pueden producirse en los componentes del edificio: puertas, ventanas, suelos, paredes, electricidad o fontanería (por ejemplo, grifos y desagües), así como en los equipos electrónicos (por ejemplo, picadoras y cortadoras de carne). El departamento informático, por su parte, se dedica a los problemas con el sistema operativo, el software, los ordenadores y los terminales de punto de venta.

Una sección aparte es la gestión de residuos. En Polonia, toda empresa que comercializa productos envasados o genera residuos está obligada a llevar una base de datos de residuos (en polaco, baza danych odpadowych, BDO). Con el sistema QRmaint, es más fácil gestionar los residuos. Cada tienda Lewiatan puede solicitar, a través de la aplicación, la recogida de sus residuos (alimentos, aparatos eléctricos y electrónicos, papel, etc.) y la persona encargada de atender este tipo de solicitudes contacta de inmediato con las empresas gestoras de residuos.

«La gestión de residuos es crucial en la industria alimentaria, porque tenemos que monitorizar las fechas de caducidad y retirar en el momento oportuno los productos caducados», señala Staniszewski. «Gracias a la aplicación QRmaint, podemos garantizarlo sin ningún problema».

Un día de aprendizaje, efectividad para siempre

Pese a las dimensiones de la compañía, muy pocos empleados se ocupan de la gestión mediante la aplicación. Además de tres encargados de cada tienda, solo tienen acceso a QRmaint CMMS el presidente del consejo de administración y el responsable del tratamiento de datos. En toda la cadena, siete personas trabajan en el departamento técnico y, siendo ellas los responsables de reparaciones, también tienen acceso a la aplicación.

Debido al número reducido de personas y al uso intuitivo de QRmaint, su implementación, incluida la configuración, llevó apenas un día laborable.

«El soporte técnico ofrecido por QRmaint es perfecto. Ya en la fase de implementación solicitamos ciertos ajustes de la aplicación para adaptarla a nuestra actividad y se introdujeron rápidamente», dice Staniszewski. «En los más de seis meses que han pasado desde que implementamos QRmaint CMMS, cada una de nuestras peticiones se atendió en 24 horas y siempre recibimos un apoyo personalizado».

La adaptabilidad a las particularidades del negocio permite aprovechar todo el potencial de la aplicación. Las principales modificaciones se realizaron en la configuración y las preferencias individuales de los diferentes departamentos.

Daniel Kiełbowicz, QRmaint: Nuestra cooperación con Partner nos ha demostrado que nuestro sistema funciona muy bien en grandes cadenas de franquicias. Lo que resulta clave es la sencillez con la que los encargados de las tiendas pueden notificar averías o comunicar la necesidad de consumibles, algo que contribuye directamente al mantenimiento técnico adecuado de los puntos de venta.