QRmaint ayuda a gestionar inmuebles

Friendhouse Apartments, una compañía con sede en Cracovia (Polonia), ha implementado recientemente la aplicación QRmaint y está encantada. «Ahorramos tiempo y dinero, porque ahora gestionar las reparaciones de averías y las renovaciones menores es mucho más eficiente y rápido», afirma Paweł Migacz, Director Ejecutivo de la compañía.

Alquiler a corto plazo: un reto de la gestión de propiedades

Fundada hace cinco años, Friendhouse Apartments es una de las mayores empresas de alquiler temporal de pisos de Polonia. Empezó con una docena de viviendas, actualmente tiene más de 100 y aspira a duplicar esta cifra para finales de 2020. Con tantos pisos, que además están repartidos por toda Cracovia, la reparación inmediata de las incidencias derivadas de su uso supone un reto enorme. Máxime teniendo en cuenta que, para la compañía, la prioridad es la comodidad del usuario y la imagen profesional del propietario del piso.

«Al tener un centenar de viviendas en las que casi cada día hay un inquilino distinto, es inevitable que se produzcan decenas de averías. Como no podemos permitir que los huéspedes esperen hasta que se arregle un grifo o un interruptor de la luz, organizar el trabajo de nuestro personal de mantenimiento es crucial», señala Paweł Migacz, Director Ejecutivo de la compañía.

Por ese motivo, la empresa decidió implementar una aplicación profesional que contribuyera a un importante ahorro de tiempo de todos los empleados y permitiera que pudieran preparar los pisos de alquiler con la mayor rapidez posible.

«La aplicación QRmaint ha resultado ser la solución a nuestro mayor reto, es decir, la reparación diaria de daños. El paso siguiente de la implantación será utilizar la aplicación para apoyar el trabajo de los responsables, por ejemplo, de la limpieza de los pisos. También la estamos probando para comunicarnos con los huéspedes. En uno de los edificios donde alquilamos viviendas, los propios huéspedes pueden notificar averías y cualquier problema mediante códigos QR», explica Paweł Migacz.

Fácil y cómodo para todos

Gracias a QRmaint CMMS, el personal de mantenimiento ya sabe el lunes por la mañana lo que debe hacer en los próximos días, mientras que las labores urgentes aparecen en tiempo real en sus cuentas individuales de la aplicación que manejan en sus smartphones. Cada tarea tiene asignado un estado –en curso o finalizada– para que la administración de la compañía siempre conozca la fase actual de la reparación y la fecha prevista de finalización. Si una reparación no se ha completado, se sabe la razón, ya que el técnico introduce en el sistema la información pertinente, por ejemplo, que la pared se ha enlucido y todavía tiene que secarse antes de pintarla.

Con QRmaint, también notificar incidencias es tan sencillo que puede hacerlo cualquier empleado, por ejemplo, el personal de limpieza, que suele ser el primero en descubrir que se ha roto o dañado algo en un piso. La aplicación ofrece la posibilidad de describir con detalles cada vivienda. Los muebles, los electrodomésticos, la iluminación, o sea, cualquier cosa que pueda estropearse (un hervidor, una lámpara, una silla…) recibe su código QR único. Si alguien detecta una avería, solo tiene que escanear el código con su teléfono y la solicitud de reparación ya está enviada. El técnico puede planificar su llegada al piso con la avería. Además, el sistema permite que cada empleado, ya sea el técnico o la limpiadora, vea qué trabajo debe ejecutar en un piso concreto, porque todo está marcado y descrito. De este modo, cada vivienda recibe un trato individual.

Los huéspedes no siempre muestran buenos modales. De vez en cuando, se producen daños deliberadamente que a veces superan considerablemente el precio del alquiler. En tales casos, el empleado que notifica la incidencia puede sacar y enviar una foto de los daños. 

«A veces nos hemos encontrado en los pisos con mesas con patas rotas, armarios con puertas sacadas de las bisagras e incluso equipamiento completamente destrozado. Gracias al sistema QRmaint, estas situaciones son menos problemáticas», indica Maciej Kaszuba, Director Técnico de Friendhouse Apartments. Las fotos muestran inmediatamente el estado del local, se puede ver qué reparar y qué herramientas utilizar para ello. Además, permiten buscar a los vándalos para hacerles responsables de los daños.

Ahorro de tiempo

La aplicación le ahorra tiempo a todo el mundo, puesto que ya no es necesario llamar por teléfono a la recepción para notificar las incidencias. Además, el propio departamento técnico puede coordinar su trabajo. También la posibilidad de que el personal de limpieza comunique las averías reduce en gran medida la carga de trabajo de la recepción.

«Antes podíamos recibir decenas de correos electrónicos de los inquilinos en quince minutos. Teníamos que responderlos, organizar la llegada de un técnico y, a menudo, los materiales para su trabajo. Los técnicos perdían tiempo desplazándose, porque no era fácil coordinar las reparaciones en distintos puntos de la ciudad. La comunicación era telefónica, siempre había algo que decidir o consultar, a veces las limpiadoras no sabían describir bien las averías y los técnicos acudían al sitio sin los materiales necesarios. Todo tardaba el doble», dice Paweł Migacz. «Hoy ya es algo del pasado. La comodidad de nuestro trabajo ha aumentado enormemente», constata.

Todos los miembros del equipo tienen acceso a la aplicación. Son 30 personas en total: el departamento técnico, el personal de limpieza, la recepción y el director de la compañía, quien también puede añadir sus comentarios. Un inicio de sesión fácil, una interfaz intuitiva y la notificación de incidencias sencilla resultan fundamentales cuando muchos empleados tienen más de 50 años o no hablan bien polaco. Incluso las limpiadoras de nacionalidad rusa o ucraniana pueden comunicar un fallo mediante la aplicación. Solo tienen que escanear un código y sacar una foto.

«La formación en el manejo del sistema tarda una media hora. Esto constituye la mejor prueba de lo intuitivo que es. Mieczysław, nuestro técnico de mantenimiento de 71 años de edad, dominó la aplicación QRmaint en dos días», añade Maciej Kaszuba.

No hay vuelta atrás

El Director Ejecutivo de Friendhouse Apartments agrega que no querría volver al sistema que utilizaba anteriormente.

«Utilizábamos tablas en una hoja de cálculo de Google, pero con una docena de usuarios, que además no trabajaban en el ordenador a diario, se producían muchos errores a la hora de introducir datos. También nos ocupábamos cada día de actualizar los datos y elaborar el programa de trabajos, creando nuevas hojas innecesarias. Y lo peor era que el archivo tardaba mucho en cargarse. Perdíamos tiempo y dinero», comenta Paweł Migacz.

Hoy, la realidad en la compañía es muy distinta. Gracias a la sencillez de la aplicación, la dirección puede estar segura de que cada empleado sabe qué debe hacer, ya que con apenas dos clics se llega al calendario donde está guardado el programa de trabajos. Con los programas de trabajos, el personal de recepción no necesita llamar por teléfono y preguntar a las limpiadoras si el piso está listo para acoger a nuevos huéspedes. Ahora basta con echar un vistazo a la aplicación.

Desafíos para el equipo de QRmaint

«Trabajar con un cliente que tiene necesidades específicas requiere personalizar la aplicación y esto es posible. En nuestra colaboración con Friendhouse Apartments, el reto consistía en asegurar que el sistema funcionara bien a pesar de los cambios y actualizaciones frecuentes tan habituales en el caso de los alquileres de corta duración. Ha resultado que funciona perfectamente y ahora sabemos que QRmaint CMMS también es idóneo para el sector hotelero y de alquiler de inmuebles», concluye Daniel Kiełbowicz, Key Account Manager de QRmaint.

Trabajamos constantemente en el desarrollo de la aplicación QRmaint para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Si tienes alguna idea de cómo te gustaría usar nuestro sistema de GMAO y no has encontrado tal funcionalidad, escríbenos a kontakt@qrmaint.com.