Entrevista con Sohbi Craft Poland

10 preguntas a Arkadiusz Tetloch y Bartosz Jankowski, Gestores de Mantenimiento e Innovación en Sohbi Craft Poland, Sp. z o.o.

¿Para qué utilizan QRmaint CMMS?

A.T.: Utilizamos el sistema QRmaint principalmente en la gestión de tareas, que tenemos muchas, cientos al mes. Para gestionar de manera eficaz las tareas relacionadas con inspecciones o nuevas operaciones, necesitábamos un software que nos mantuviera en orden y recopilara datos sobre los trabajos de mantenimiento que se realizaban en nuestro centro de producción.

¿Cuál es el mayor beneficio de implementar QRmaint?

A.T.: Lo más importante es que ahora mi personal sabe cuántas tareas hay que realizar y cuáles son las prioridades. Los técnicos tienen acceso a las tareas en tiempo real. Prácticamente hemos eliminado por completo las situaciones que ocurrían antes: que ciertas tareas se omitían u olvidaban por mi departamento.

¿Qué función del sistema usan con más frecuencia?

A.T.: La función más usada es el almacén de piezas para la maquinaria. Nos sirve para calcular los costes de los repuestos consumidos en las tareas, así como controlar los niveles mínimos de existencias con el fin de evitar casos en los que una máquina se averíe y no haya piezas en stock. En el almacén también registramos los materiales necesarios para mejorar las máquinas o construir puestos de trabajo. En este supuesto, tampoco podemos encontrarnos en una situación en la que tengamos una idea de mejora, pero no dispongamos del material y haya que esperar varios días por la entrega.

Otra función son las tareas cíclicas: ahora no necesitamos recordar que debemos inspeccionar una máquina cada dos días, cada semana o cada mes o realizar otra tarea. Con las tareas cíclicas, utilizando el calendario integrado, también creamos el programa de reuniones periódicas del equipo.

B.J.: Para mí la función más importante es el calendario de inspecciones: el sistema genera tareas automáticamente en intervalos determinados.

A.T.: Aunque el jefe no esté en el trabajo, el trabajo estará hecho.

¿Qué tiene de innovador el sistema QRmaint?

A.T.: QRmaint ofrece numerosas funciones: podemos monitorizar el progreso de la tarea gracias a sus estados, añadir los componentes que hemos consumido durante su realización y que el sistema actualice las existencias, conocer el tiempo de inactividad de la máquina, etc. ¡Y todo ello en una sola aplicación!

Otra innovación es la posibilidad de usar la aplicación tanto en ordenadores de sobremesa como en tabletas o smartphones. Podemos acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

¿Por qué eligieron el sistema QRmaint y no otra solución?

A.T.: Probé otras soluciones, pero la mayoría servía para un único objetivo. Por ejemplo, algunas solo daban la posibilidad de supervisar tareas o proyectos, mientras que otras solo permitían gestionar el almacén. Era difícil encontrar un programa para la gestión del parque de maquinaria.

B.J.: Yo comprobé otros sistemas de GMAO y la mayor parte de los disponibles en el mercado requieren comprar un módulo muy grande que apoya la producción y muchos otros departamentos, apoyando el mantenimiento solo de paso.

¿Cuánto tiempo tardaron en implementar QRmaint?

B.J.: A decir verdad, todavía no he terminado.

Entonces, ¿cuánto duró la puesta en marcha desde que empezaron a introducir datos hasta que comenzaron a trabajar con el sistema?

B.J.: Más o menos, empezamos a trabajar una semana después de iniciar la implementación. Primero tuvimos que añadir los activos para poder asignarlos en la tarea a realizar. Actualmente, estamos trabajando para completar los datos relacionados con el almacén de repuestos. El reto más grande es recopilar los datos de activos, o sea, proporcionar datos de entrada.

A.T.: El programa es tan intuitivo que basta con mostrar a un empleado una sola vez cómo comunicar averías y sabrá hacerlo sin ningún problema. Por supuesto, cuanto más exigimos al técnico, por ejemplo, añadir activos o recambios, más se alarga el proceso de formación, pero aun así es muy rápido.

B.J.: Solicitar reparación de averías a través del sistema es muy sencillo. Por lo tanto, los operarios no tienen problemas a la hora de enviar notificaciones. También los técnicos que realizan las tareas saben muy bien dónde hacer clic. ¡La aplicación es muy intuitiva!

¿Cómo convencieron a los empleados para que trabajaran con el sistema?

B.J.: Al comienzo, los solicitantes eran reacios al usar la aplicación, mientras que las personas que realizaban las tareas la usaban sin problemas.

A.T.: Los operarios se dieron cuenta de que si querían que su solicitud se atendiera con rapidez, era mucho mejor enviarla a través de la aplicación que escribir un e-mail. Es que para leer el mensaje, el destinatario debe estar delante del ordenador, y si por alguna razón no está, la solicitud no se tramita. Con la aplicación, recibo una notificación de que hay una nueva solicitud y puedo asignar una persona a la tarea en cualquier momento, por ejemplo, ahora mientras estoy en la reunión. El técnico recibirá la notificación y podrá reaccionar de inmediato.

¿Qué soluciones utilizaban antes?

B.J.: Anteriormente, dependíamos del correo electrónico o el teléfono, no llevábamos ningún registro de tareas.

A.T.: A mí no me gusta escribir en agendas ni hojas de papel, así que apuntaba las tareas en Excel. Tenía que hacerlo porque las tareas eran tantas que me resultaba imposible recordarlas todas. No obstante, ese método tampoco estaba libre de inconvenientes: la lista de tareas solo estaba disponible en mi ordenador. Necesitaba enviar el archivo al equipo o imprimir la hoja de cálculo y colgarla en el tablero. Sin ello, el personal no sabía qué hacer.

B.J.: Por ejemplo, hoy mi jefa me ha pedido un informe de las tareas encargadas y finalizadas. Con QRmaint CMMS, he obtenido los datos enseguida. Antes contábamos las tareas en Excel, lo cual duraba mucho más.

¿Cómo calificarían la cooperación con QRmaint y el soporte que ofrece?

A.T.: El contacto con el departamento informático de QRmaint es muy sencillo. Las necesidades que les comunicamos se satisfacen en diversos plazos, pero soy consciente de que se trata de un software cuyo desarrollo lleva tiempo. Sin embargo, los plazos que propone QRmaint son razonables y esperar un poco no supone un problema. En cuanto a las averías de la aplicación, hasta el momento no ha habido ninguna, así que no sé cómo sería el servicio en tal supuesto.