Lean Management: cómo hacer más con menos

El primer estudio del concepto de Lean Management en la literatura científica apareció en el año 1986. Fue entonces cuando los especialistas en gestión analizaron el éxito de la compañía japonesa Toyota, que había comenzado sus actividades en los años cuarenta del siglo XX como una pequeña empresa familiar para convertirse pronto en un gigante de la industria de la automoción. Una de las razones de este éxito fue un enfoque innovador respecto a la gestión empresarial, centrado en crear productos de la máxima calidad con el mínimo consumo posible de energía, materiales, procesos y trabajo humano. El concepto original, Lean Manufacturing, se refería a la fabricación, pero con el tiempo se consolidó como una estrategia global de gestión.

¿Qué es Lean Management?

Lean Management, en español también conocido como gestión ajustada, es una metodología basada en los principios que maximizan el valor para el cliente mientras que minimizan las pérdidas de recursos de la compañía, eliminando todo aquello que no agrega valor al producto final.

Se trata, por tanto, de un modelo de gestión empresarial cuyo objetivo es aumentar la competitividad de una compañía mediante un planteamiento racional del proceso de fabricación. La selección adecuada de herramientas permite optimizar el uso de los recursos y obtener beneficios financieros considerables.

Una extensión del concepto de Lean Management es la filosofía Lean Six Sigma, su combinación con el método Six Sigma. En el contexto de la gestión de la cadena de suministro, Lean Management se combina con Agile Manufacturing, resultando en un método denominado Leagile. Una empresa que aplica la estrategia Lean Management se denomina Lean Enterprise (empresa ajustada) y los cinco principios de esta metodología son Lean Thinking (pensamiento ajustado).

Cabe señalar que esta estrategia puede implementarse con éxito no solo en el sector de la producción, sino también en el de los servicios, como la sanidad, la informática, la construcción, la logística e incluso la educación o la administración pública.

Lean Thinking: los 5 principios de Lean Management

El principio básico es minimizar los desperdicios. Sin embargo, lo revolucionario en este modelo es la identificación de las causas: en Lean Management se considera que el despilfarro no lo causan las personas, sino que radica en procedimientos defectuosos. Como los humanos somos falibles por naturaleza, para prevenir los errores hay que desarrollar procedimientos que reduzcan el riesgo de que se cometan.

Es de suma importancia que toda la plantilla participe en el proceso de mejora del rendimiento de la compañía. Esto se consigue dando a los empleados un alto grado de autonomía en sus acciones y haciendo hincapié en una educación adecuada (formación y autodesarrollo).

La filosofía Lean se resume en cinco principios fundamentales:

1. Determinar el valor del producto para el cliente. Todo lo que ocurre durante la producción y no añade valor al producto o servicio es un desperdicio.

2. Mapear la cadena de valor.

3. Garantizar el flujo de valor constante. El producto o servicio debe desplazarse a través de cada etapa de producción de manera fluida, sin paradas por falta de materiales.

4. Utilizar el sistema pull. El producto o servicio debe producirse solo cuando el cliente lo necesite.

5. Perseguir la mejora continua (en japonés kaizen). Buscar aproximarse a la perfección mediante mejora continua, ya que Lean Management no es un cambio puntual sino un proceso interminable.

Un elemento clave de la filosofía Lean es enseñar a todos los miembros de la organización a identificar y eliminar los desperdicios (en japonés muda). Para ello, se especifican sus ocho tipos: sobreproducción, movimiento innecesario, espera, transporte innecesario, inventario excesivo, defectos, procesamiento excesivo, potencial no aprovechado de los empleados.

Herramientas y técnicas de Lean Management

Para facilitar la mejora del proceso de producción, se ha desarrollado una serie de herramientas y técnicas que, según esta filosofía, son sencillas de utilizar y ofrecen beneficios concretos al mismo tiempo. Entre ellas, cabe señalar las siguientes:

• TPM (del inglés Total Productive Maintenance) o Mantenimiento Productivo Total: es una filosofía que se centra en garantizar la máxima eficiencia de la maquinaria para reducir los costes operativos. En este ámbito, son de gran utilidad los sistemas GMAO que agilizan el trabajo de los técnicos de mantenimiento.
• JIT (del inglés Just in Time) o justo a tiempo: es una estrategia de organización de la producción que consiste en enviar las materias primas a los procesos productivos en la cantidad justa y en el momento oportuno.
• 5S: es un método de organización del puesto de trabajo basándose en cinco principios: clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina.
• SMED (del inglés Single-Minute Exchange of Die): es un método de minimización de desperdicios en el proceso de producción que se basa en garantizar cambios de herramientas rápidos.
• Poka-yoke: es una técnica de calidad cuyo objetivo es evitar errores y equivocaciones.
• Gestión visual: es un método para comunicar la información en forma visual que permite su comprensión fácil y rápida.
• 5W (del inglés Five Why) o los cinco ¿por qué?: es una técnica que sirve para determinar la causa de un problema repitiendo cinco veces la pregunta ¿por qué”.

También existen otras numerosas metodologías que promueven la mejora del proceso de producción, por ejemplo: kanban, jidoka (autonomización), KPI (indicadores clave de rendimiento), heijunka (nivelación de la producción), programa de sugerencias de empleados, diagrama de espagueti (método de detectar movimientos innecesarios de personas y productos en los procesos), DFMA (diseño para la fabricación y el montaje), diagrama de Ishikawa, etc.

Beneficios de Lean Management

Con el Lean Management se crea una cultura organizativa que fomenta la mejora continua y previene el despilfarro de recursos. Asimismo, esta estrategia asegura un ambiente laboral en que los empleados y la dirección aúnan sus esfuerzos para buscar soluciones cada vez mejores. Entre el sinfín de ventajas que resultan de implementar y cumplir los principios de la metodología Lean, cabe destacar las siguientes:

• menores costes operativos;
• mayor flexibilidad y rapidez de adaptación a las fluctuaciones de la demanda y las cambiantes exigencias de los clientes;
• mayor productividad;
• mejor calidad de productos y servicios;
• menos existencias, mayor índice de rotación de inventario y menor superficie de almacenaje;
• tiempos de entrega de pedidos más cortos;
• menor tiempo de desarrollo e introducción en el mercado de nuevos productos y servicios;
• flujo de efectivo más rápido;
• aprendizaje y adquisición de nuevos conocimientos por los empleados;
• mejora de la seguridad y salud en el trabajo;
• menor impacto medioambiental de la empresa.